องค์ประกอบบัญชีเงินเดือนPayroll

“ทำเงินเดือนไปทุกครั้งเหมือนยืนอยู่บนเส้นด้ายอยากเก่งด้าน Payroll อาจต้องเริ่มที่เข้าใจองค์ประกอบ…..”

จากบทความเกี่ยวกับ Payroll ที่ผ่านมาทำให้เราทราบถึงความหมายและองค์ประกอบพื้นฐานกันมาบ้างแล้วนั้น ใน EP นี้เราจะพูดถึงขั้นตอนรายละเอียดที่แยกย่อยออกมาว่ามีสิ่งใดที่ HR ควรคำนึงถึงในการทำเงินเดือนกันบ้าง

โดยหลักการของ Payroll อาจสรุปเป็นสมการง่ายๆได้ว่า

รายได้ของพนักงาน (income) – รายหัก (dedication) = รายได้สุทธิ (net pay)

จากสมการข้างต้นเราอาจแยกย่อยรายละเอียดออกมาได้ ซึ่งการแยกย่อยอาจมีความละเอียดซับซ้อนที่ต้องอาศัยความชำนาญและประสบการณ์ของ HR อยู่พอสมควรในการแยกย่อยรายละเอียด เราได้จัดองค์ประกอบของการจัดทำบัญชีเงินเดือนสิ่งที่ควรรู้ในการจัดทำบัญชีเงินเดือนและขั้นตอนการทำPayroll พอสรุปมาได้ดังนี้

1.ข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็นต้องมี
ข้อมูลพื้นฐานของบริษัทที่ต้องสรุปมาให้แน่ชัดก่อน เช่น

  • โครงสร้างบริษัท ฝ่าย แผนก รวมไปถึง สาขาต่างๆขององค์กร
  • ปฏิทินวันหยุดประจำปี ตารางกะการทำงาน และวันหยุดประจำสัปดาห์ทั้งหมด
  • แยกกลุ่มการลงเวลาและไม่ลงเวลาการทำงานให้ชัดเจน
  • นโยบายเงินได้และเงินหัก (อาจมีรูปแบบการคำนวณภาษีที่แตกต่างกันออกไป)
  • การคิดคำนวณและเงื่อนไข ค่าล่วงเวลา เบี้ยนขยัน ค่ากะการทำงาน หรือการหักขาด ลา มาสาย และเลิกไว
  • กำหนดกรอบ รอบการคำนวณค่าแรงพนักงาน ให้ชัดเจน ว่ามีกี่กลุ่ม เช่นกลุ่มพนักงานรายวัน มีรอบการคำนวณอย่างไร และกลุ่มพนักงานรายเดือนมีรอบการคำนวณแบบไหน เช่นรอบคำนวณรายเดือน ปิดงวดการจ่ายทุกวันที่25 จ่ายเงินทุกสิ้นเดือน
  • หรือกลุ่มที่เป็นสัญญาจ้างมีวิธีการจ่ายอย่างไร

ข้อมูลทะเบียนประวัติของพนักงาน

(ในที่นี่รวมทั้งผู้บริหารและพนักงาน) เช่นข้อมูล

  • ณ ปัจจุบันมีพนักงานทั้งหมดกี่ราย เพศ อายุ เงินเดือนฯ และข้อมูลลดหย่อนส่วนบุคคลต่างๆ
  • ประเภทของพนักงาน (รายเดือน/รายวัน/รายชั่วโมง /สัญญาจ้าง ฯลฯ)
  • วิธีการคำนวณภาษีของแต่ละกลุ่ม เช่น คำนวณภาษีตามอัตราก้าว คำนวณภาษี ประกันสังคมแบบบริษัทออกให้
  • รูปแบบการจ่ายเงินพนักงาน เช่น จ่ายเข้าบัญชี เป็นเช็ค เป็นสดสด
  • ข้อมูลการเงินของพนักงาน เช่น สัญญาเงินกู้ สัญญาเงินประกันงาน เป็นต้น

ข้อมูลการตรวจสอบการทำงาน เช่น

  • การเช็ค ขาด ลา มาสาย เลิกไว คำนวณการทำงานล่วงเวลาว่า คนไหนขาดงานกี่วัน หรือได้ค่าล่วงเวลา(โอที)ในรอบงวดการคำนวณการนั้นๆ เช่นโอทีประเภทที่1 ประเภทที่2 กี่ชั่วโมง เป็นต้น

2.ขั้นตอนการคำนวณ ตรวจสอบแก้ไข เพื่อทำจ่ายเงินเดือน / ค่าจ้าง

หลักการคำนวณเงินเดือน หรือ ค่าแรง จะต้องนำ

  • สถิติการทำงาน มาคิดคำนวณ บางกลุ่มที่เป็นผู้บริหารหรือหัวหน้าอาจจะไม่นำเรื่องของสถิติการทำงานมาคิด
  • ข้อมูลเงินฝั่งรับ และฝั่งหักซึ่งอาจต้องแยกรายรับ-หักที่มีการคิดภาษีที่แตกต่างกันออกไป เช่น
  • *เงินเดือน / ค่าแรง (กลุ่มบริษัทออกภาษี-ประกันส่งคมให้ กลุ่มพนักงานรับผิดชอบภาษีเอง(ตามอัตราก้าวหน้า กลุ่มหัก3% เป็นต้น) ตัวอย่างเงินได้ – เงินหัก เช่น เงินประจำตำแหน่ง,โอทีประเภทที่1-4,เงินโบนัส,เบี้ยขยัน,รายรับอื่นๆ,หักขาด,หักลาเกิน,มาสาย,เลิกเร็ว,หักค่าประกันงาน,หักกู้ยืม,หักอื่นๆ
  • จากนั้นนำไปสู่ขั้นตอนการคิดคำนวณ
  • รวมไปถึงการนำลดหย่อนมาคิดในการคำนวณภาษีด้วย

3. ทำรายงานส่งให้กับธนาคารและเตรียมจ่ายจริง

บริษัทสามารถจ่ายเงินเดือนด้วยเงินสด เช็ค หรือโอนเงินผ่านธนาคาร ซึ่งโดยปกติองค์กรจะให้พนักงานมีบัญชีธนาคารสำหรับเงินเดือนโดยเฉพาะ เมื่อจัดทำ Payroll เสร็จแล้วต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชีธนาคารของบริษัทมีเงินเพียงพอสำหรับจ่ายเงินเดือน จากนั้นทำการส่งรายงานข้อมูลแสดงยอดเงินเดือนของพนักงานแต่ละคนไปยังสาขาธนาคารที่เกี่ยวข้อง ซึ่งรายงานนี้จะมีรายละเอียดต่างๆ เช่น รหัสพนักงาน หมายเลขบัญชีธนาคาร จำนวนค่าจ้าง ฯลฯ

4. การส่งสลิปเงินเดือนให้กับพนักงาน

ในการออกสลิปเงินเดือนแบบคาร์บอนหรือแบบปริ้นต์ปกติ สามารถทำการพิมพ์สลิปเงินเดือนและแจกจ่ายให้กับพนักงานได้ทันที แต่หากใช้ Payroll Software สมัยใหม่เข้ามาใช้งาน สามารถส่งสลิปเงินเดือนให้พนักงานได้ผ่านระบบของ Software นั้น จากนั้นพนักงานสามารถเข้าสู่ระบบ เพื่อดาวน์โหลดเอกสารได้ด้วยตัวเอง

5. การทำรายงานเพื่อส่งให้กับแผนกอื่นๆ หรือผู้เกี่ยวข้องอื่นๆ

นอกจากการส่งข้อมูลให้กับธนาคารเพื่อทำการจ่ายเงินเดือนให้พนักงานแล้วนั้น บางครั้งอาจต้องนำส่งข้อมูลตามการร้องขอของแผนกหรือทีมอื่นๆ เช่น Finance หรือ ผู้บริหารระดับสูง ที่อาจต้องการรายงานเพื่อประกอบการตัดสินใจในการบริหารด้วยเช่นกัน จึงอาจจะต้องมีการจัดเตรียมข้อมูล เช่น ค่าใช้จ่ายพนักงานแต่ละแผนก ค่าใช้จ่ายพนักงานแต่ละสาขา เป็นต้น จึงจะต้องดูแลการดึงข้อมูลที่จำเป็น และส่งต่อข้อมูล สรุปรายงานให้เข้าใจง่าย และตอบโจทย์ของผู้บริหารให้มากที่สุด รวมถึงในแต่ละเดือนต้องนำส่งข้อมูล ภงด1,สปส 1-10,กองทุนสำรองเลี้ยงชีพฯ ก็ต้องตรวจสอบและนำส่งข้อมูลให้ครบถ้วนเช่นกัน

ด้วยความยุ่งยากต่างๆที่ได้กล่าวมา ปัจจุบันจึงมี Software มากมายที่ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดทำ Payroll ซึ่งในบทความหน้าเราจะมาดูวิธีการเลือก Software หรือ Payroll System อย่างไร ให้ Smart สำหรับในบทความนี้หวังว่าคงจะพอเป็นแนวทางและเป็นประโยชน์ต่อเจ้าหน้าที่ Payroll ทุกท่านไม่มากก็น้อย

สมัครทดลองใช้งานHR Software (Optimistic) +Jarviz ได้ที่ https://www.optimistic-app.com/

ขอบคุณข้อมูลจาก

https://www.flash-hr.com/
PayrollOs https://www.youtube.com/watch?v=jWwZ2UbCBmQ

รูปภาพจาก

https://www.pexels.com/th-th/photo/842567/