การทำธุรกิจก็ต้องมีการซื้อ-ขายสินค้า ในการขายก็ต้องมีขั้นตอน โดยเฉพาะการเสนอขายสินค้า ก็ต้องมีการนำเสนอรายละเอียดสินค้าเพื่อให้ลูกค้าตัดสินใจ แต่การนำเสนอเพียงการพูดเพียงอย่างเดียวคงไม่เพียงพอ การนำเสนอโดยการทำใบเสนอราคาจึงเป็นสิ่งที่เข้ามาเป็นตัวช่วยสำคัญ…

ใบเสนอราคา เป็นเอกสารที่ผู้ขาย ( ผู้ประกอบการ ) ออกให้กับผู้ที่สนใจ ( ลูกค้า หรือผู้ซื้อ ) เพื่อแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าและบริการก่อนที่จะตัดสินใจซื้อ ภายในเอกสารใบเสนอราคาจะมีข้อมูลการชี้แจงรายการสินค้า บริการ เงื่อนไข และข้อกำหนดอย่างชัดเจน เพื่อส่งต่อให้ผู้ที่สนใจสินค้า และบริการของคุณได้นำไปพิจารณาก่อนการตัดสินใจซื้อ ในฐานะของผู้ประกอบการควรสร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจด้วยการเปิดใบเสนอราคา

ก่อนที่จะทำใบเสนอราคาสิ่งที่ผู้ออกใบเสนอราคาต้องรู้ คือส่วนประกอบต่างๆ ของใบเสนอราคาต้องครบถ้วน ถึงแม้ว่าใบเสนอราคาไม่ใช่สัญญาทำธุรกิจ แต่ก็ควรแจ้งรายละเอียดครบถ้วน เช่นข้อมูลสินค้า หรือบริการ เงื่อนไขการจัดทำ หรือจัดส่ง ระยะเวลาเครดิต และหมายเหตุสำคัญต่างๆ ที่เกี่ยวกับการขาย หรือการให้บริการ เพื่อให้ได้ข้อมูลเพียงพอต่อการตัดสินใจของลูกค้า แต่ข้อมูลก็ไม่ควรเยอะเกินไป แค่เพียงครอบคลุมพออ่านจบแค่เพียงหน้าเดียวก็ตัดสินใจได้

ส่วนประกอบใบเสนอราคา ใบเสนอราคาประกอบไปด้วย ดังนี้

1. ภาพโลโก้บริษัท
2. รหัสสินค้า / บริการ คำอธิบายรายการของสินค้า/บริการ จำนวน , ราคาต่อหน่วย, มูลค่าก่อนภาษี หมายเหตุ
3. รายละเอียดชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา ของฝ่ายเจ้าของธุรกิจ (ผู้ขาย หรือผู้ให้บริการ) และฝ่ายลูกค้า (ผู้ซื้อ)
4. อีเมล เบอร์โทรศัพท์ และชื่อโครงการ
5. วิธีการชำระ / เครดิตการชำระเงิน (หากมี) ให้ลูกค้าทราบ
6. ช่องผู้อนุมัติ และช่องยอมรับใบเสนอราคา
7. ช่องทางการชำระเงิน

• ภาพโลโก้บริษัท ควรมองเห็นได้อย่างชัดเจน สวยงามและแสดงถึงความเป็นมืออาชีพของบริษัท
• รายละเอียดต่างๆเกี่ยวกับบริษัทที่ครบถ้วน เช่น ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา ของฝ่ายเจ้าของธุรกิจ (ผู้ขาย หรือผู้ให้บริการ) และฝ่ายลูกค้า (ผู้ซื้อ)
• ควรมีการจัดทำเลขเอกสารเพื่อใช้ในการอ้างอิงในการออกเอกสารทางการเงินอื่นๆ เช่น ใบแจ้งหนี้/วางบิล หรือใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงินเป็นต้น
• ควรระบุผู้ติดต่อ อีเมล เบอร์โทรศัพท์ และชื่อโครงการ
• ควรระบุเครดิตการชำระเงิน (หากมี) ให้ลูกค้าทราบ
• สินค้าหรือบริการบางอย่าง อาจต้องมีการกำหนดขอบเขตข้อมูลไว้ด้วย เพื่อป้องกันไม่ให้ใบเสนอราคานำกลับมาใช้ได้ตลอด และถ้าลูกค้าสงสัยข้อมูลอะไร ก็ใส่ช่องทางติดต่อไว้เป็นทางเลือกให้ลูกค้าอยากติดต่อเรากลับมา

• ก่อนที่ลูกค้า (ผู้ซื้อ) จะตัดสินใจซื้อสินค้าหรือบริการจากแบรนด์ที่สนใจ จะต้องขอใบเสนอราคาจากแบรนด์อย่างน้อย 3 แบรนด์ขึ้นไป เพื่อนำข้อมูลมาเปรียบเทียบคุณภาพของสินค้าหรือบริการ และราคาก่อนทำการตัดสินใจ
• ใบเสนอราคาสามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงได้ เช่น ข้อมูลผลิตภัณฑ์ เงื่อนไขการจ่ายชำระ ข้อมูลการติดต่อ ข้อมูลโปรโมชั่น และที่สำคัญที่สุดคือ ราคา ใช้อ้างอิงว่า ราคาที่ตกลงซื้อขายกันกับราคาที่เปิดบิลนั้นตรงกันหรือเปล่า
• สำหรับธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้น ใบเสนอราคาจะเพิ่มความน่าเชื่อถือของบริษัท ยิ่งเป็นการซื้อสินค้าที่มีมูลค่าสูง และระยะยาว ความน่าเชื่อถือของบริษัทก็ยิ่งสำคัญมากขึ้นตามไปด้วย ใบเสนอราคาจึงทำให้ผู้ซื้อรู้ว่ากำลังซื้อของอยู่กับใคร ซื้ออย่างไร และต้องติดต่อใคร

จากความสำคัญของใบเสนอราคาที่กล่าวมาข้างต้นเราพอที่จะสรุปประโยชน์ของใบเสนอราคาได้ดังนี้

• สร้างความน่าเชื่อของบริษัทได้อย่างหนึ่ง
• เมื่อมีการจัดทำใบเสนอราคาแล้ว ทำให้คาดว่าจะขายได้แน่นนอน
• เป็นเอกสารทางบัญชีหากมีการออกสารเป็นชุด
• เป็นสิ่งต้องมีหรือควรมีในกิจการเพื่อความเป็นมืออาชีพ
• สร้างการตัดสินใจ และเปรียบเทียบราคาให้กับผู้ซื้อได้

หากคุณต้องการลูกค้า การจัดการทำใบเสนอราคาให้ดูดี มีความน่าเชื่อถือ นั้นเป็นส่วนที่สำคัญอย่างยิ่ง เพราะการออกแบบและจัดทำใบเสนอราคาที่ดี นั้นอาจทำให้ลูกค้าตัดสินใจซื้อสินค้าหรือบริการของเราได้ง่ายขึ้นในทันที
และนอกเหนือไปจากนี้ใบเสนอราคายังเป็นหลักฐานทางการค้าสำคัญ ที่จะทำให้เราตกลงเงื่อนไขกับลูกค้าได้อย่างชัดเจนมากยิ่งขึ้น…

ที่มา https://flowaccount.com/

รูปภาพ https://www.prosofterp.com/Article/Detail/142519