จากในบทความที่แล้วเกี่ยวกับโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปจำเป็นกับองค์กรของคุณหรือไม่ เราได้ติดค้างในส่วนท้าย ซึ่งเป็นส่วนในการเลือกซอฟต์แวร์บัญชี ว่าจะต้องคำนึงถึงเรื่องใดบ้างก่อนที่จะตัดสินใจ ซึ่งก็มีหลักการในการเลือกไม่มากและก็ไม่น้อย โดยหลักการในการคัดเลือกนั่นเราจำเป็นต้องคำนึงถึงรายการต่อไปนี้

ก่อนการเลือกใช้โปรแกรมบัญชี อันดับแรกควรคำนึงถึงขนาดขององค์กรเสียก่อน เพราะขนาดคือสิ่งแรกที่ต้องพิจารณา เพื่อช่วยให้เลือกระบบซอฟต์แวร์ได้อย่างเหมาะสม เนื่องจากโปรแกรมบัญชีมีความซับซ้อน และไม่เหมาะสมกับองค์กรที่ชอบความเรียบง่าย ไม่ยุ่งยากในการปฏิบัติงาน ดังนั้นหากองค์กรมีคนน้อย หรือเป็นองค์กรขนาดเล็ก โปรแกรมบัญชีอาจทำให้การทำงานมีความยุ่งยากมากกว่าเดิม แต่หากเป็นองค์กรใหญ่ โปรแกรมบัญชีจะทำให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

เมื่อขนาดมีความเหมาะสมต่อการใช้ซอฟต์แวร์แล้ว ต่อไปคือเรื่องของความต้องการภายในองค์กร ว่ามีส่วนไหนหรือแผนกไหนบ้างที่ต้องใช้โปรแกรมบัญชีบ้างหรือไม่ เพื่อช่วยให้การใช้โปรแกรมตอบโจทย์กับการใช้งานภายในองค์กรได้อย่างคุ้มค่ามากที่สุด และยังเป็นการพัฒนารวมถึงช่วยยกระดับการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม ซึ่งหากไม่คำนึงถึงความต้องการ อาจส่งผลให้ระบบซอฟต์แวร์ ไม่เกิดประโยชน์เท่าที่ควรก็เป็นได้

เนื่องจากโปรแกรมบัญชี มีความซับซ้อนสูงมาก ราคาของระบบจึงสูงตาม หากระบบมีความปลอดภัยและประสิทธิภาพที่ดีเยี่ยม ก็จะยิ่งทำให้ราคาเพิ่มสูงนั่นเอง ดังนั้น จึงต้องมีการเปรียบเทียบราคาระบบบัญชีที่สนใจในหลายๆ แบรนด์ เพื่อให้ได้ระบบบัญชีที่คุ้มค่าและมีประสิทธิภาพมากที่สุด แต่หากราคาถูกเกินไปก็อาจทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานต่ำกว่ามาตรฐานก็เป็นได้

ระบบซอฟต์แวร์บัญชี ไม่ได้มีเพียงพนักงานบัญชีเท่านั้นที่ใช้งาน แต่ยังมีแผนกอื่นๆ ที่ต้องเข้ามาช่วยดูแลในส่วนนี้ด้วย ดังนั้น จึงต้องมีการปรึกษากันภายในองค์กรว่าระบบบัญชีมีความสำคัญมากน้อยเพียงใด และแผนกไหนจะเป็นฝ่ายดูแล โดยต้องมีการจัดสรรให้เป็นระเบียบ เพื่อการตัดสินใจอย่างถูกต้องที่สุด

แม้ภายในองค์กรจะเคยใช้ระบบบัญชีมาก่อน แต่หากมีการติดตั้งใหม่ก็จะต้องมีการจัดอบรมสอนการใช้งานโปรแกรม เพราะระบบมีการพัฒนาตามเทคโนโลยีตลอดเวลา จึงต้องเรียนรู้อยู่เสมอ เพื่อช่วยให้การทำงานเต็มไปด้วยความราบรื่น และลดปัญหาจากการใช้งานให้มากที่สุด อีกทั้งการสอนยังทำให้หลายๆ คนใช้งานระบบได้อีกด้วย

เมื่อติดตั้งระบบบัญชีแบบใหม่จะทำให้เกิดปัญหาขัดข้องในช่วงแรก ดังนั้น วิธีแก้ไข คือต้องใช้งานระบบบัญชีแบบเก่าควบคู่ไปด้วย เมื่อซอฟต์แวร์เกิดปัญหาจะทำให้มีระบบสำรอง และทำให้มีเวลาในการแก้ไขปัญหาหรือเรียนรู้การใช้งานของระบบเพิ่มเติมไปได้พร้อมกัน ดังนั้น หากได้ของใหม่แล้ว อย่าเพิ่งทิ้งของเก่าเด็ดขาด

เมื่อติดตั้งระบบบัญชีใหม่แล้วเกิดปัญหาความขัดข้อง โดยไม่สามารถแก้ไขเองได้ แนะนำให้รีบเรียกพนักงานหรือเจ้าหน้าที่ดูแลซอฟต์แวร์เพื่อช่วยแก้ไขปัญหาให้ทันท่วงที เพราะหากปล่อยไว้นานอาจทำให้ระบบเกิดความเสียหายได้

เมื่อปรึกษาภายในองค์กรว่าระบบบัญชีมีความสำคัญเช่นไร ต่อมาคือ การคำนึงถึงความจำเป็นว่าซอฟต์แวร์บัญชีจะถูกใช้ในส่วนใดบ้าง และทางองค์กรเหมาะที่จะใช้หรือไม่ เพราะหากไม่มีการมองถึงความจำเป็นต่อการใช้งานอาจทำให้ติดตั้งระบบ แต่ไม่สามารถยกระดับองค์กรได้ ดังนั้น อย่าลืมมองถึงความเหมาะสมในการใช้งานควบคู่กันด้วย

แน่นอนว่าการบริการนั่นเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะการตกลงซื้อขายซอฟต์แวร์บัญชี ดังนั้นจึงจำเป็นต้องติดต่อประสานงานกับ Agency ที่ประสานงานการซื้อขายซอฟต์แวร์ก่อนการตัดสินใจและต้องมีความสบายใจในการประสานงานส่วนหนึ่งด้วย เพื่อคำนึงกับบริการหลังการขาย

แน่นอนว่าในการเลือกใช้ซอฟต์แวร์บัญชีนั้น ถ้าทางองค์กรมีซอฟต์แวร์บัญชีเดิมอยู่แล้วและมีความต้องการที่จะเปลี่ยนซอฟต์แวร์ใหม่ หากซอฟต์แวร์บัญชีใหม่มีการทำงานที่ไม่สามารถตอบโจทย์การทำงานได้มากขึ้นเท่าไหร่ ก็ไม่จำเป็นที่จะต้องเสียเงินให้กับซอฟต์แวร์ใหม่

“ปัจจุบันนี้ ด้วยเทคโนโลยีทีกว้างไกล ทำให้มีการพัฒนา ซอฟต์แวร์ด้านบัญชีที่ได้รับการพัฒนาให้ตอบโจทย์การใช้งานของผู้ใช้ให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะงานด้านบัญชีที่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์ด้านบัญชีที่ดีที่สุด และซอฟต์แวร์บัญชี ราคาดี ก็เป็นสิ่งที่ควรคำนึงถึงด้วย ฉะนั้นการคำนึงถึงปัจจัยหลายๆด้านที่กล่าวมา ก็เพื่อนำมาเป็นตัวช่วย ในการตัดสินใจเลือกโปรแกรมบัญชี ที่ทำให้งานบัญชีที่เป็นหัวใจหลักของการทำงานขององค์กรให้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี”

ที่มา https://www.1belief.com/article/know-before-buy-accounting-software/

https://www.prosoft.co.th/Article/Detail/121859

รูปภาพ https://www.pexels.com/th-th/search/accounting%20software/