บัญชีเบื้องต้น
“บัญชีเบื้องต้น” เพราะในชีวิตประจำวันของเรามักจะเกี่ยวข้องกับมันอยู่เสมอ เพื่อการจัดระเบียบเรื่องการเงินของเรา และหากใครทำธุรกิจด้วยแล้วล่ะก็สิ่งนี้สำคัญมาก ๆ ต่อการทำบัญชีการเงิน งบประมาณ เงินทุน และยังสะท้อนถึงผลประกอบการของกิจการอีกด้วย
บัญชี หรือ Book Keeping เป็นศิลปะของการรวบรวม บันทึก จำแนก และทำสรุปข้อมูลอันเกี่ยวกับเหตุการณ์ทางเศรษฐกิจในรูปตัวเงิน ผลงานขั้นสุดท้ายของการบัญชีคือ การให้ข้อมูลทางการเงิน ซึ่งเป็นประโยชน์แก่บุคคลหลายฝ่าย และผู้ที่สนใจในแต่ละกิจกรรม
คำจำกัดความของ บัญชีเบื้องต้น เราสามารถนิยามให้เข้าใจง่ายๆดังนี้
1.บัญชีเบื้องต้น เป็นขั้นตอนการเก็บรวบรวมข้อมูลพร้อมเก็บหลักฐาน เช่น เก็บใบเสร็จที่มีการซื้อหรือขาย
2.การจดบันทึกลงในสมุดบัญชีรายวัน ซึ่งจะบอกรายการว่าในแต่ละวันใช้จ่ายอะไรไปบ้างพร้อมราคา
3.รายการบัญชีต้องใส่หน่วยเงินด้วย เช่น บาท ดอลลาร์ เป็นต้น ราคาที่ลงรายละเอียดนั้นจะมีค่าคงที่ แม้ค่าเงินนั้นจะมีการเปลี่ยนแปลงก็ตาม
4.แยกประเภท บัญชีเบื้องต้น โดยการจัดหมวดหมู่ เพื่อดูยอดคงเหลือ เช่น สินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ และค่าใช้จ่าย
5.ผลการสรุปข้อมูลทางการเงิน เรียกว่า งบการเงิน (Financial Statement) ประกอบด้วย 5 ส่วนคือ
- งบกำไรขาดทุน
- งบดุล
- งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของผู้ถือหุ้น
- งบกระแสเงินสด
- นโยบายบัญชี และหมายเหตุประกอบงบการเงิน เป็นหลักการทางบัญชีที่กิจการใช้ในการจัดทำ และนำเสนองบการเงิน สำหรับหมายเหตุประกอบงบการเงินเป็นการนำเสนอข้อมูลต่างๆ ที่สำคัญทำให้ผู้ใช้งบการเงินได้ทราบหลักปฏิบัติทางบัญชีที่กิจการเลือกใช้ในการจัดทำและนำเสนองบการเงิน
จุดประสงค์การบัญชีมีดังนี้
จุดประสงค์การทำบัญชีของชีวิตประจำวัน
- เพื่อดูสถานะทางการเงินของตัวเองว่ามีรายรับและรายจ่ายเท่าไหร่
- เพื่อดูรายการที่จ่ายว่ามีความจำเป็นหรือไม่
- เพื่อจัดสรรการเงินให้มีระเบียบมากขึ้น
- เพื่อให้มีเงินเก็บเพราะการทำบัญชีนั้นจะทำให้คุณใช้เงินเป็นระบบมากขึ้น
จุดประสงค์ทำบัญชีของกิจการ
- เพื่อให้เจ้าของกิจการทราบถึงสถานะการเงินเพื่อควบคุมการใช้เงิน เพราะเป็นผู้มีอำนาจสูงสุดในการดำเนินกิจการ แม้ว่าจะมีหุ้นส่วนด้วยก็ตาม
- เพื่อให้เจ้าของได้ทราบถึงว่ากิจการมีผลกำไรหรือขาดทุน อย่างไรบ้าง เพื่อหาแนวทางการแก้ไขและพัฒนา
- เพื่อให้ทราบสถานะทางการเงินว่ามีปัญหาหรือไม่อย่างไร โดยคุณสามารถกลับไปดูข้อมูลเก่าเพื่อเปรียบเทียบ เชื่อว่าคุณจะพบทางออกอย่างแน่นอน
- เพื่อบันทึกอย่างมีระบบโดยการจำแนกประเภทก่อนและหลังตามลำดับ
ประโยชน์ของข้อมูลทาง การบัญชี
- ทำให้เจ้าของกิจการสามารถ ควบคุมดูแล รักษาสินทรัพย์ของกิจการได้
- ทำให้ทราบผลการดำเนินงานของกิจการ ในระยะเวลาใดเวลาหนึ่งว่ามีผลกำไรหรือขาดทุนเป็นจำนวนเงินเท่าใด
- ทำให้ทราบฐานะทางการเงินของกิจการ ณ วันหนึ่งวันใด ว่ามีสินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของเป็นจำนวนเงินเท่าใด
- ข้อมูลทางการบัญชีเป็นประโยชน์ต่อผู้บริหาร ช่วยในการกำหนดนโยบายในการวางแผนและช่วยในการตัดสินใจต่าง ๆ ในการบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ข้อมูลทางบัญชีที่จดบันทึกไว้ สามารถช่วยในการตรวจสอบหาข้อผิดพลาด ในการดำเนินงานได้
- ทำให้รู้ถึงความก้าวหน้าของกิจการ และประสบการณ์ในการดำเนินงานของผู้บริหาร
- ทำให้ผู้บริหารและผู้เกี่ยวข้องอื่นๆ ใช้ข้อมูลเพื่อประกอบการวางแผนการควบคุม และตัดสินใจ
- ทำให้ฝ่ายบริหารรู้ถึงข้อบกพร่องในการดำเนินงานที่ผ่านมา เพื่อที่จะเป็นแนวทางในการปรับปรุงการดำเนินงานในอนาคต
ผู้ใช้ข้อมูลทาง การบัญชี
- ผู้ถือหุ้น (Stockholder) เป็นผู้นำเงินมาลงทุนในกิจการ (ในรูปเงินสดหรือสิ่งของก็ได้) ดังนั้นผู้ถือหุ้นก็ต้องการทราบผลการดำเนินงานว่ามีกำไรหรือขาดทุน มีการจ่ายเงินปันผลมากน้อยเพียงใด
- เจ้าหนี้ (Creditor) เป็นผู้ที่ให้กิจการกู้เงิน หรืออาจให้เครดิตแก่กิจการในการชำระเงินสด ผู้เป็นเจ้าหนี้ต้องการทราบความสามารถในการชำระหนี้ของกิจการ
- ผู้บริหาร (Management Team) เป็นผู้ที่ได้รับผลตอบแทน ดังนั้นผู้บริหารต้องสนใจในผลประกอบการของกิจการรวมทั้งฐานะของกิจการ หากกิจการมีผลประกอบการที่ดี ฐานะการเงินที่มั่นคง ผู้บริหารก็จะได้รับผลตอบแทนจากกิจการที่ดี
- คู่แข่งขัน (Competitor) ต้องการทราบเพื่อที่จะได้วางแผนกำหนดนโยบายของกิจการตัวเองเพื่อที่จะได้แข่งขันและอยู่รอดได้ในธุรกิจ
- พนักงาน (Employee) เพื่อคาดการณ์การได้รับผลตอบแทนในรูปของเงินเดือน โบนัส รวมทั้งจะได้พิจารณาถึงความมั่นคงของตัวเองในการทำงานที่กิจการ
- ลูกค้า (Customer) หากลูกค้าต้องการที่จะสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากกิจการก็ต้องพิจารณาถึงความมั่นคงของกิจการเพื่อพิจารณาว่าเมื่อสั่งสินค้าแล้วจะได้รับการจัดส่งตรงตามเวลาหรือไม่จากผู้ใช้ข้อมูลทางการบัญชี จะเห็นได้ว่าสามารถ
จำแนกประเภทของผู้ใช้งบการเงินได้เป็น 2 ประเภท คือ ผู้ใช้งบการเงินภายในกิจการ และผู้ใช้งบการเงินภายนอกกิจการ จากหลักการนี้สามารถแบ่งประเภทของการบัญชีได้ 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ การบัญชีการเงิน และการบัญชีบริหาร หรือการบัญชีเพื่อการจัดการ
บทสรุป
บัญชีเบื้องต้น ที่เรากล่าวไปทั้งหมดนั้นจุดประสงค์หลักก็เพื่อบริหารเงินออกมาให้ดีที่สุดไม่ว่าจะเป็นเจ้าของกิจการกับการทำบัญชี เพื่อดูสถานการณ์ดำเนินธุรกิจว่าติดขัดหรือมีปัญหาเรื่องใด รายจ่ายที่เข้ามานั้นเป็นอย่างไรต้นทุนเพิ่มขึ้นหรือไม่ ทั้งหมดสามารถไปดูในบัญชีได้ หรือถ้าคุณเป็นเพียงมนุษย์เงินเดือนทั่วไปไม่ได้มีการประกอบธุรกิจเสริมใด ๆ การทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำคัญไม่แพ้กัน ซึ่งมันก็คือการทำ บัญชีเบื้องต้น ที่ไม่ว่าใครก็ต้องมีความรู้เรื่องนี้และนำไปใช้ หากคุณคิดว่าการทำบัญชีนั้นส่วนใหญ่จะต้องเป็นคนที่ทำกิจการเท่านั้น ความจริงแล้วไม่ใช่เลย เพราะหากตัวคุณยังต้องยุ่งเกี่ยวกับเงินและยังต้องใช้จ่ายเงินอยู่ บัญชีเป็นเรื่องที่ไม่ควรมองข้ามหากอยากให้การใช้ชีวิตมีระเบียบและคุณภาพมากขึ้น
