นักบัญชี กับการเตรียมความพร้อม เมื่อผู้สอบบัญชีต้องเข้าตรวจสอบบัญชี
นักบัญชีพร้อมแล้วหรือยังกับการเข้าตรวจสอบบัญชีของ ผู้ตรวจสอบบัญชี ก่อนที่จะเตรียมความพร้อมเรามาดูกันก่อนว่า ผู้ตรวจสอบบัญชีมีขั้นตอนในการตรวจสอบอย่างไร
วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบบัญชี
“การตรวจสอบงบการเงินมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้ตรวจสอบบัญชี สามารถแสดงความเห็นต่องบการเงิน ว่างบการเงินนั้นได้จัดทำในส่วนสาระสำคัญ เป็นไปตามแม่บทการบัญชีในการรายงานทางการเงินหรือไม่” ซึ่งวัตถุประสงค์หลักคือ การแสดงความเห็นว่างบการเงินนั้นได้แสดงฐานะการเงิน ผลการดำเนินงานและกระแสเงินสดของกิจการโดยถูกต้องตามควรในสาระสำคัญตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปหรือไม่อย่างไร ซึ่งมีวิธีการตรวจสอบดังนี้
4 ขั้นตอนการตรวจสอบบัญชี แบบเข้าใจง่ายไม่ยุ่งยาก
ขั้นตอนที่ 1
ทางผู้ตรวจสอบบัญชีจะทำการประเมินลูกค้า ว่าธุรกิจของลูกค้าคืออะไร ค่าบริการเท่าไหร่ หากทำการตกลงเรื่องนี้แล้ว ก็เข้าสู่ขั้นตอนวิเคราะห์ความเสี่ยงของธุรกิจที่มีผลต่อรายงานทางเงินขั้นพื้นฐาน ว่าประกอบด้วยความเสี่ยงอะไรบ้าง โดยขั้นตอนนี้ทางลูกค้าจะได้ทราบความเสี่ยงที่สำคัญของกิจการ ซึ่งจะมีส่วนช่วยให้ฝ่ายบริหารระวังในการบริหารงานเพิ่มมากขึ้น และหาทางแก้ปัญหาได้อย่างทันท่วงที
ขั้นตอนที่ 2
ผู้ตรวจสอบบัญชีจะทำความเข้าใจเกี่ยวกับระบบบัญชีของลูกค้า และวางแผนการตรวจสอบว่าต้องเริ่มจากอะไร โดยขั้นตอนดังกล่าว จะเป็นช่วงที่ทางผู้ตรวจสอบบัญชีจะเข้าไปทำความเข้าใจระบบบัญชีทั้งหมดของลูกค้าที่จะดำเนินการตรวจสอบ ซึ่งในระยะนี้ทางผู้ตรวจสอบบัญชีจะเข้าดำเนินการทดสอบระบบการควบคุมภายในของกิจการ และถ้าหากมีข้อบกพร่องก็จะแจ้งให้กับลูกค้าทราบโดยทันที เพื่อให้ทางลูกค้านำเรื่องไปปรึกษาฝ่ายบริหารเพื่อดำเนินการแก้ไขต่อไป
ขั้นตอนที่ 3
มาถึงขั้นตอนที่ 3 ผู้ตรวจสอบบัญชีจะเข้าตรวจสอบยอดคงเหลือและรายละเอียดช่วงสิ้นงวด ขั้นตอนดังกล่าวเป็นขั้นตอนที่ทางผู้ตรวจสอบบัญชีได้รับอนุญาตเข้าตรวจสอบข้อมูลในรายงานทางการเงิน และรวบรวมหลักฐานต่างๆ ที่ทางลูกค้าใช้ในการจัดทำรายงานทางการเงินว่าเพียงพอ และเหมาะสมหรือไม่ ขั้นตอนนี้อาจจะมีการเดินทางไปดูโรงงานการผลิตหรืออะไรที่เกี่ยวกับกิจการของลูกค้าได้อย่างเต็มที่ รวมทั้งวิเคราะห์ถึงความขัดแย้งของการนำเสนอข้อมูลในรายงานทางการเงินกับมาตรฐานการบัญชีที่รับรองทั่วไป ซึ่งขั้นตอนนี้ทางลูกค้าจะทราบถึงข้อผิดพลาดในรายงานทางการเงิน แต่ผู้ตรวจสอบบัญชีจะให้ทางลูกค้าแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องก่อนที่จะนำส่งหน่วยงานที่เกี่ยวข้องและเผยแพร่ออกไป
ขั้นตอนที่ 4
มาถึงขั้นตอนสุดท้ายคือการสรุปผลและแสดงความเห็นต่อรายงานทางการเงิน ขั้นตอนดังกล่าวเป็นขั้นตอนสุดท้ายในกระบวนการตรวจสอบบัญชี โดยผู้ตรวจสอบบัญชีจะประเมินหลักฐานต่างๆ ที่ได้รับว่าเพียงพอและเหมาะสมมากน้อยหรือไม่อย่างไร และอาจจะแสดงความเห็นต่อรายงานทางการเงินที่ตรวจสอบ ว่าควรทำการแก้ไขตรงไหน ซึ่งในขั้นตอนนี้ทางลูกค้าจะได้รับรายงานจากผู้ตรวจสอบบัญชี ที่แสดงความเห็นต่อรายงานทางการเงินของกิจการ พร้อมทั้งทราบถึงประเด็นทั้งหมดจากการตรวจสอบว่าผ่านหรือไม่ผ่าน ถ้าผ่านผู้ตรวจสอบบัญชีก็จะทำการเซ็นรับรอง แต่ถ้าไม่ผ่านก็จะส่ง
คราวนี้เรามาเตรียมความพร้อมรับการตรวจของผู้ตรวจบัญชีกัน ว่าต้องเตรียมอะไรบ้าง?
1. เอกสารทั่วไปที่ต้องเตรียมเมื่อผู้สอบบัญชีเข้าตรวจสอบบัญชี
- จัดเตรียมสำเนาเอกสารสำคัญเกี่ยวกับบริษัท เช่น หนังสือรับรองของบริษัท บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น รายงานการประชุม ใบอนุญาตต่างๆ เป็นต้น
- จัดเตรียมสำเนาผังองค์กรของบริษัท พร้อมระบุชื่อพร้อมตำแหน่งหน้าที่ของผู้รับผิดชอบ
- นโยบายและแนวทางในการปฏิบัติงานในแต่ละแผนก
- ระบบควบคุมภายในของบริษัท และการทดสอบการควบคุมภายใน
- หนังสือรับรองของผู้บริหาร เกี่ยวกับนโยบายการบัญชี การประมาณการทางการบัญชี ราคาขายสินค้าไม่ต่ำกว่าทุน ปัญหา Transfer pricing สิทธิและภาระผูกพัน สบช3 และ สบช5
- ต้นฉบับสัญญาต่างๆ และเอกสารแสดงภาระผูกพันของกิจการ
2. เอกสารทางการบัญชีที่ต้องเตรียมเมื่อผู้สอบบัญชีเข้าตรวจสอบบัญชี
- รายงานและข้อมูลงบการเงิน ประกอบด้วย งบทดลอง งบแสดงฐานการเงิน งบกำไร ขาดทุน เป็นต้น
- สมุดบัญชีธนาคาร Bank Statement และงบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร
- ทะเบียนสินทรัพย์ถาวรและสาระสำคัญของการมีอยู่จริง
- รายงานภาษีซื้อ / ขาย พร้อมใบกำกับภาษี และสำเนา ภ.พ.30 พร้อมใบเสร็จรับเงิน
- รายงานอายุลูกหนี้ และรายงานงบอายุเจ้าหนี้ (AR, AP Aging report)
- รายงานอายุสินค้าคงเหลือ (Aging Inventory report)
- รายงานคำนวณมูลค่าสินค้าคงเหลือ เปรียบเทียบ ราคาทุนกับมูลค่าสุทธิที่จะได้รับ (NRV)
- รายงานการคำนวณต้นทุนผลิต ต้นทุนขาย
- รายงานการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล พร้อมรายได้ที่ได้รับการยกเว้นภาษีเงินได้หรือรายจ่ายที่มีสิทธิหักได้เพิ่มขึ้น และรายจ่ายที่ไม่ให้ถือเป็นรายจ่ายตามประมวลรัษฎากร
- สำเนา ภ.ง.ด 51 และสำเนา ภ.ง.ด 50 (ปีที่แล้ว)
- เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีรายวันขั้นต้น รายวันทั่วไป บัญชีแยกประเภท พร้อมสมุดบัญชีที่เกี่ยวข้อง
- รายงานการคำนวณรายได้พนักงาน ทะเบียนพนักงาน สำเนา ภ.ง.ด. 1 และภ.ง.ด 1 ก พร้อมใบเสร็จรับเงิน
- สำเนา ภ.ง.ด 3, 53, 54 พร้อมใบเสร็จรับเงิน (ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย บุคคลธรรมดา นิติบุคคล และจ่ายเงินได้พึงประเมินตามมาตรา 40 (2) (3) (4) (5) หรือ (6) แห่งประมวลรัษฎากร ให้แก่บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลที่ตั้งขึ้นตามกฎหมายของต่างประเทศ)
- สำเนา ภ.พ.36 พร้อมใบเสร็จรับเงิน (จ่ายให้ผู้ประกอบการในต่างประเทศซึ่งมีรายได้ในไทยหรือผู้ประกอบการที่ให้บริการในต่างประเทศและมีการใช้บริการในไทย)
- รายงานการคำนวณผลประโยชน์พนักงาน ที่ถูกต้องตามมาตรฐานการบัญชี
- สรุปประเด็นและการจัดทำกระดาษทำการเพื่อการตรวจสอบ และการออกหน้ารายงาน
3. ประเด็นปัญหาอื่นๆ ที่ผู้สอบบัญชีอาจสอบถาม
ในการเข้าตรวจสอบของผู้เข้าตรวจสอบบัญชีนั้น อาจมีประเด็นปัญหาอื่นๆ ที่ผู้ทำบัญชีควรระวังไม่ให้เกิดปัญหา แต่ถ้าเกิดปัญหาก็ควรที่จะมีแนวทางการแก้ไขให้ถูกต้องได้แก่
- การมีรายการปรับปรุงมากจนเกินไป
- มีใบลดหนี้ / เพิ่มหนี้ มากจนเกินไป
- การกำหนดเลขที่ใบกำกับภาษี / ใบเสร็จรับเงิน ไม่เหมาะสม
- การรับรู้สินทรัพย์ถาวร และการคำนวณค่าเสื่อมราคาไม่เหมาะสม
- เอกสารประกอบรายการทางบัญชีไม่สมบูรณ์ เช่น กรณีจ่ายเงินให้บุคคลธรรมดา
- การบันทึกบัญชีไม่ถูกปี
- การนำค่าใช้จ่ายที่ไม่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจมาบันทึกบัญชี
- ให้เงินกู้ยืมแก่กรรมการโดยไม่คิดดอกเบี้ย
- สินค้าเสื่อมสภาพแต่ยังบันทึกรับรู้เป็นสินค้าคงเหลือ
- สินค้าคงเหลือขาด / เกิน จากการบันทึกบัญชีผิดพลาด กิจการบันทึกเป็นขาดทุน / กำไร
.
หากเราทำการเตรียมเอกสารและความพร้อมต่างๆไว้อย่างดีแล้ว รับรองว่านักบัญชีทุกท่านคงไม่ต้องกังวลใจใดๆในการเข้าตรวจสอบบัญชี ของผู้ตรวจสอบบัญชีอย่างแน่นอน และประโยชน์ที่สำคัญการตรวจสอบบัญชีนั้นคือ จะช่วยให้ผู้ประกอบการมีความมั่นใจในการบริหารเงินภายในธุรกิจ และนำไปทำกิจกรรมต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถประเมินความเสี่ยงต่อสิ่งที่จะทำให้งบการเงินของบริษัทเกิดความผิดพลาด ซึ่งหากพบข้อผิดพลาดในระหว่างการตรวจสอบก็จะทำให้ผู้บริหารองค์กรทราบและแก้ไขได้ทันที และยังเปป็นการประเมินประสิทธิภาพ และผลลัพธ์ของการดำเนินกิจการต่างๆขององค์กร เมื่อเห็นถึงจุดอ่อน หรือปัญหาตรงจุดไหน ก็ทำให้หาวิธีแก้ไขได้อย่างถูกวิธีอีกด้วย
.
ขอบคุณข้อมูลบทความจาก
